Historicamente a gestão ocupava um lugar distante de outros departamentos dentro da maioria das empresas. Hoje, a sua função passa por cada vez mais, estar ciente das necessidades de todas as pessoas e dos fatores que promovem a produtividade, essenciais para o crescimento de todas as empresas.
Nesse sentido, obter o conhecimento de técnicas que possam ser usadas para otimizar processos é cada vez mais fundamental. Estas ferramentas podem, desde logo, ser usadas para garantir uma otimização de processos a fim de prevenir imprevistos e de aumentar o fluxo de tarefas.
É com esse intuito que a Advicebiz lhe dá a conhecer algumas ferramentas que poderão melhorar os processos internos da sua empresa.
1. Excel
Talvez a ferramenta mais conhecida das empresas, mas também a que menos é explorada ao seu máximo. São inúmeras as vantagens que esta ferramenta pode dar aos mais variados setores de atividade desde, por exemplo, desenvolver um painel interativo que lhe informe de todos os dados financeiros atuais, ou até mesmo, fazer projeções de modo a perceber qual o melhor caminho a seguir.
É possível ainda otimizar os mais pequenos processos que, todos somados, se tornam bastante morosos, como é o caso da análise de informações de vendas, monitorização de despesas ou até registo de dados pessoais. O Excel bem configurado é uma ferramenta que oferece um leque de opções que pode ser adaptado a qualquer setor de atividade.
2. ERP
A implementação de um software ERP dá oportunidade de integrar vários processos, de áreas distintas, em apenas um programa. Esta ferramenta é responsável por cuidar de todas as atividades diárias de uma empresa, desde a faturação, compras, inventários até ao controlo de produção de cada funcionário.
Ou seja, um ERP dá a capacidade às empresas de terem um controlo total sobre os seus processos e informações, o que permite que estas se tornem mais competitivas identificando as melhores estratégias para se destacarem dos seus concorrentes.
3. Software de Gestão de Projetos (ex: Jira, Asana, Trello, etc)
Os softwares de gestão de projetos são ferramentas intuitivas e fáceis de usar que permitem organizar tarefas, perceber o prazo das mesmas e até quem e quando é que se esteve a trabalhar nesse tópico.
De forma prática, as equipas poderão usar os softwares para desenvolver e gerir vários projetos, tendo sempre o histórico de todas as tarefas assim como de comentários para que as próximas tarefas sejam realizadas sempre de uma forma melhorada e otimizada.
De notar que existem várias ferramentas para a gestão de projetos e cada ferramenta tem as suas mais e menos valias sendo por isso fundamental definir à priori quais os processos que serão trabalhados nessa ferramenta de forma a definir a melhor ferramenta aplicável a cada caso.
É aplicado à sua empresa?
Tendo em conta as diversas áreas de trabalho das organizações, as ferramentas acima enunciadas poderão ou não, ser adequadas aos seus processos. Essa análise deve ser realizada por profissionais experientes que detenham conhecimentos na otimização de processos. Poderá contactar a Advicebiz através do (+351) 935 788 400 ou geral@advicebiz.pt para saber mais.